快速处理word文档的一些技巧
Word应用本人从事数码图文快印行业多年，对办公软件word比较熟悉，列出了一些排版的小技巧，希望对从事数码快印行业的朋友，有所帮助。欢迎大家一起交流学习。 文档中的截图，粘贴上来没有显示，不知道怎么弄，就都清除掉了。lword神键F4l快速回到上一次操作的地方Shift+F5 l扩展选区 F8l快速查看整个文档结构视图――显示/隐藏---文档结构图。（或导航）l目录的制作：引用――目录――自动目录1l插入文档（合并文档） 插入――对象――文件中的文字……，选择后插入即可。l合并文档，并且插入分页符这个可以实现，由于较繁杂，这里就不讲，有需要的可以来找我。l自定义样式在多个文档中使用 如论文排版，我们需要把一级标题和二级标题及正文格式设置好，一般情况下，我们都是现场设置，因为我们一打开一个新的文档，之前设置好的样式就找不到了。现场设置就显的比较费时。我们可以把设置好的样式储存起来，并在下次可以快速使用。方法是：设置好后存在模板中，下次在样式管理中选择导入导出功能，把设置好的样式，导入到新文档中使用即可。l隐藏起不用的样式 由于软件经常使用，所以会产生很多样式，我们找来找去其实也就是那几种样式而已，这样我们就可以把不用的样式隐藏起来，只使用我们需要的几种样式即可。方法是：样式管理中――推荐样式――显示或者隐藏。l让模板不可改动： 让自己辛苦制作好的模板，不再被他人的不小心而改的面目全飞。影响其他人的正常使用。如打印论文封面时，我们会用到封面模板，可是经常会有人不小心对它作了一点小小改动。该如何保持好他的原始面貌呢？这个问题很简单，方法是：对文件点右键，选择属性，再勾选上只读，最后确定。这样，你再试试，当你改动后保存，他就自动另存为了……。l快速设置好一级标题和二级标题 此方法有局限性，只针对那些有规律的标题而言。比如：第一部分……、第二部分……、第三部分……；第一节……、第二节、第三节；1.1……、1.2……、1.3……；等等有一定规律可言的标题。例：第一部分全国人大代表代表着什么？……第二部分 全国劳动模范的带动性有多大？……第三部分 全国各界的融合性有多差？…………我们的操作是这样的：首先打开文档结构图，打开这个功能主要是方便我们查看，比如，它正文也出现此字样，那么我们就可以及时发现并纠正。接下来。打开替换对话框：查找： (第?部分)[ ]{1,}(*^13) （勾上使用通配符）替换： \1 \2格式：选择样式――一级标题。全部替换。（注：以上步骤请按顺序操作）这样，所有含有此字样 的都将被定义为一级标题并且，中间只含有一个全角空格；再看看文档结构图，如果出现一大堆文字的，则说明，那一部分出现了此字样。我们点击连接，把它改回来即可。这种方法，快捷，方便。不需要不停的去寻找标题，设置标题。大家感兴趣可以找我一起讨论学习。l取消超连接或转域为文本： 如果出现超连接，但你又不想这样显示，怎么办？方法：右键---取消超连接如果客户拿来了一篇论文让你打印，你打开后，打印，会发现他的目录中显示“未定义……”这样的字符。没有了页码。该怎么办？这是因为客户复制了别人的目录，所以会出现这个问题。一般来说，大家都选择了重做目录或重编页码。这样做是不是很麻烦。告诉大家一个超简单的做法吧！打开后选择整个目录，按Ctrl+Shit +F9 。哈哈，按打印看看，是不是和打开的一样，不再出现“未定义……”这样的字样吧！l快速删除空行使用查找替换功能：查找框中输入：^p^p替换框中输入^p然后全部替换即可，也可选定区域后，替换区域内的部分。l快速标记上标论文中有很多诸如：;此类的引用，是作为上标使用的。有时候客户的文件，没有标，或者标的格式不是很标准（因为字体的原因）：作用或作用或作用，大家可以看出，一个上标大，一个上标小，当然，标准的都是小的那种。若是客户无所谓，也不强求。我这里就讲，没有标的那种。查找替换对话框，查找框中输入\[*\]替换框中不输入，选择下面的格式，字体，大小等自行设置，勾上上标即可。最后勾上使用通配符，然后全部替换即可，也可选定区域，替换区域内的部分。l快速标题设置如果客户已经把是标题的部分格式都已经设置好了。只是不规范，我们就没有必要再重新一个一个的设置，只需要使用查找功能，找到它们的格式就可以全部选中，这样就可以一起设置格式 。例如，都设置成了小三的字号，就可以查找字体格式中，小三。就可以全部选择了，再统一进行修改。如果少的话，还可以使用ctrl不连续选择，选择中后再统一修改。（缩小文档视图）。l打开文档要记得把审阅中接受审阅点一下接受审阅后，文档才是最终的样子，不要等看着都改好了，一打印出来，结果不对。l快速消除文本前后的空格如果多行文本前都打了一些空格，我们想要消除掉，可以这样操作：选中后，选居中，再居右，再居左格式，就消除掉了。l如果文字的格式总是设置不对，请先清除文字格式。有时候，我们设置文字的格式总是不对，想尽各种办法都不是想要的结果。这时我们就要先清除文字格式，再重新设置。（有些文字是客户从网上复制过来的，格式是网页的格式，所以改变不了，只能先清除格式或，粘贴的时候就选择无文本格式粘贴）l多个内容的重复录入如果文章中有很多重复的内容要录，可以使用剪贴板功能。把内容放在剪贴板中，并打开剪贴板（在左则）这样想什么时候插入，就什么时候修插入。方便快捷。l快速对齐人名有时候会遇到有一堆会议（或其他）人名需要排版，对齐，有三个字的，有二个字的。我们要敲很多的空格和分隔开。这时可以用替换功能：第一种情况，客户二个字的人名没有打空格：查找框输入：(<?)(?>)替换框输入：\1 \2然后勾选使用通配符即可。1和2之间是一个全角空格。然后再把半角空格替换成全角空格即可（也是第二种情况，客户有打空格，就直接替换）。在coreldraw中，要使用系统提供的全角空格才能对齐。Coreldraw中插入全角空格的快捷键是ctrl+shift+M同样也可以全部替换。l快速把自动编号转换成文本有时候我们需要把自动编号变成可以手动编辑的文本，这时在，在自动编号开始的上一行开始选择，选择到结束的下一行为止，然后剪切，再粘贴成文本格式即可。
出动图或录像,更直接说明问题,我来购买支持楼主 出动图或录像,更直接说明问题,我支持楼主 感谢 楼主的奉献精神，若有图文结合或者视频方式更为精彩！ 楼主这么多年图文店还是没遇着好师傅!我就说一下WORD通配符和自动编号处理,楼主这样搞不规范!
严格意义上讲，我上面的也不严谨，应该是"<第[一-十]@部分"
很不错，方法适合大型排版 掌握word离走上人生巅峰又近了一步！ 不错的小东西，方便使用word 好东西值得学习，感谢楼主分享
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