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快速处理word文档的一些技巧

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发表于 2018-9-26 15:07:40 | 显示全部楼层 |阅读模式

Word应用
本人从事数码图文快印行业多年,对办公软件word比较熟悉,列出了一些排版的小技巧,希望对从事数码快印行业的朋友,有所帮助。欢迎大家一起交流学习。
文档中的截图,粘贴上来没有显示,不知道怎么弄,就都清除掉了。
l  word神键F4
l  快速回到上一次操作的地方Shift+F5
l  扩展选区   F8
l  快速查看整个文档结构
视图――显示/隐藏---文档结构图。(或导航)
l  目录的制作:
引用――目录――自动目录1
l  插入文档(合并文档)
插入――对象――文件中的文字……,选择后插入即可。
l  合并文档,并且插入分页符
这个可以实现,由于较繁杂,这里就不讲,有需要的可以来找我。
l  自定义样式在多个文档中使用
      如论文排版,我们需要把一级标题和二级标题及正文格式设置好,一般情况下,我们都是现场设置,因为我们一打开一个新的文档,之前设置好的样式就找不到了。现场设置就显的比较费时。我们可以把设置好的样式储存起来,并在下次可以快速使用。方法是:设置好后存在模板中,下次在样式管理中选择导入导出功能,把设置好的样式,导入到新文档中使用即可。
l  隐藏起不用的样式
     由于软件经常使用,所以会产生很多样式,我们找来找去其实也就是那几种样式而已,这样我们就可以把不用的样式隐藏起来,只使用我们需要的几种样式即可。方法是:样式管理中――推荐样式――显示或者隐藏。
l  让模板不可改动:
       让自己辛苦制作好的模板,不再被他人的不小心而改的面目全飞。影响其他人的正常使用。如打印论文封面时,我们会用到封面模板,可是经常会有人不小心对它作了一点小小改动。该如何保持好他的原始面貌呢?这个问题很简单,方法是:对文件点右键,选择属性,再勾选上只读,最后确定。这样,你再试试,当你改动后保存,他就自动另存为了……。
l  快速设置好一级标题和二级标题
      此方法有局限性,只针对那些有规律的标题而言。比如:第一部分……、第二部分……、第三部分……;第一节……、第二节、第三节;1.1……、1.2……、1.3……;等等有一定规律可言的标题。例:
第一部分  全国人大代表代表着什么?
……
第二部分       全国劳动模范的带动性有多大?
……
第三部分                  全国各界的融合性有多差?
……
……
我们的操作是这样的:
首先打开文档结构图,打开这个功能主要是方便我们查看,比如,它正文也出现此字样,那么我们就可以及时发现并纠正。接下来。打开替换对话框:
查找: (?部分)[ ]{1,}(*^13)   (勾上使用通配符)
替换: \1 \2
格式:选择样式――一级标题。
全部替换。(注:以上步骤请按顺序操作)
这样,所有含有此字样 的都将被定义为一级标题并且,中间只含有一个全角空格;再看看文档结构图,如果出现一大堆文字的,则说明,那一部分出现了此字样。我们点击连接,把它改回来即可。
这种方法,快捷,方便。不需要不停的去寻找标题,设置标题。大家感兴趣可以找我一起讨论学习。
l  取消超连接或转域为文本:
      如果出现超连接,但你又不想这样显示,怎么办?方法:右键---取消超连接
如果客户拿来了一篇论文让你打印,你打开后,打印,会发现他的目录中显示“未定义……”这样的字符。没有了页码。该怎么办?这是因为客户复制了别人的目录,所以会出现这个问题。一般来说,大家都选择了重做目录或重编页码。这样做是不是很麻烦。告诉大家一个超简单的做法吧!打开后选择整个目录,按Ctrl+Shit +F9 。哈哈,按打印看看,是不是和打开的一样,不再出现“未定义……”这样的字样吧!
l  快速删除空行
使用查找替换功能:查找框中输入:^p^p替换框中输入^p然后全部替换即可,也可选定区域后,替换区域内的部分。
l  快速标记上标
论文中有很多诸如:[2];[53]此类的引用,是作为上标使用的。有时候客户的文件,没有标,或者标的格式不是很标准(因为字体的原因):作用[20]或作用[20]或作用[20],大家可以看出,一个上标大,一个上标小,当然,标准的都是小的那种。若是客户无所谓,也不强求。我这里就讲,没有标的那种。查找替换对话框,查找框中输入\[*\]替换框中不输入,选择下面的格式,字体,大小等自行设置,勾上上标即可。最后勾上使用通配符,然后全部替换即可,也可选定区域,替换区域内的部分。
l  快速标题设置
如果客户已经把是标题的部分格式都已经设置好了。只是不规范,我们就没有必要再重新一个一个的设置,只需要使用查找功能,找到它们的格式就可以全部选中,这样就可以一起设置格式 。例如,都设置成了小三的字号,就可以查找字体格式中,小三。就可以全部选择了,再统一进行修改。如果少的话,还可以使用ctrl不连续选择,选择中后再统一修改。(缩小文档视图)。
l  打开文档要记得把审阅中接受审阅点一下
接受审阅后,文档才是最终的样子,不要等看着都改好了,一打印出来,结果不对。
l  快速消除文本前后的空格
如果多行文本前都打了一些空格,我们想要消除掉,可以这样操作:选中后,选居中,再居右,再居左格式,就消除掉了。
l  如果文字的格式总是设置不对,请先清除文字格式。
有时候,我们设置文字的格式总是不对,想尽各种办法都不是想要的结果。这时我们就要先清除文字格式,再重新设置。(有些文字是客户从网上复制过来的,格式是网页的格式,所以改变不了,只能先清除格式或,粘贴的时候就选择无文本格式粘贴)
l  多个内容的重复录入
如果文章中有很多重复的内容要录,可以使用剪贴板功能。把内容放在剪贴板中,并打开剪贴板(在左则)这样想什么时候插入,就什么时候修插入。方便快捷。
l  快速对齐人名
有时候会遇到有一堆会议(或其他)人名需要排版,对齐,有三个字的,有二个字的。我们要敲很多的空格和分隔开。这时可以用替换功能:第一种情况,客户二个字的人名没有打空格:查找框输入:(<?)(?>)替换框输入:\1 \2然后勾选使用通配符即可。12之间是一个全角空格。然后再把半角空格替换成全角空格即可(也是第二种情况,客户有打空格,就直接替换)。在coreldraw中,要使用系统提供的全角空格才能对齐。Coreldraw中插入全角空格的快捷键是ctrl+shift+M同样也可以全部替换。
l  快速把自动编号转换成文本
有时候我们需要把自动编号变成可以手动编辑的文本,这时在,在自动编号开始的上一行开始选择,选择到结束的下一行为止,然后剪切,再粘贴成文本格式即可。


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发表于 2018-9-27 09:31:32 | 显示全部楼层
出动图或录像,更直接说明问题,我来购买支持楼主
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发表于 2018-9-27 13:55:48 | 显示全部楼层
感谢 楼主的奉献精神,若有图文结合或者视频方式更为精彩!
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发表于 2018-9-30 18:01:23 | 显示全部楼层
楼主这么多年图文店还是没遇着好师傅!我就说一下WORD通配符和自动编号处理,楼主这样搞不规范!
更多图片 小图 大图
组图打开中,请稍候......
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发表于 2018-9-30 18:14:57 | 显示全部楼层
严格意义上讲,我上面的也不严谨,应该是"<第[一-十]@部分"
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发表于 2019-3-17 08:02:08 | 显示全部楼层
很不错,方法适合大型排版
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发表于 2019-3-17 09:39:58 | 显示全部楼层
掌握word离走上人生巅峰又近了一步!
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发表于 2019-9-21 14:08:00 | 显示全部楼层
不错的小东西,方便使用word
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发表于 2023-2-21 12:00:24 | 显示全部楼层
好东西值得学习,感谢楼主分享
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